メール添付のPDFが容量オーバーで送信できないときの圧縮方法

PDFがメールで送信できない原因は添付容量の上限そのもの

メールを送信しようとしてエラーが表示されたとき、まず疑うのは添付したPDFの容量です。メールサービスは1通に添付できる大きさの上限を定めていて、超えると送信そのものができません。

エラーの文面はサービスによって異なり、「サイズが大きすぎます」と出ることもあれば送信済みに見えて相手に届いていないこともあります。エラーの文面が異なっても原因が容量なら対処は同じで、メールサービスの上限を調べてその範囲に入るまでPDFを圧縮します。

先に上限をチェックしてから圧縮するほうが早く終わります。 どこまで軽くすればよいか定まっていないと圧縮しては再送信する往復が続きますが、目標が定まっていれば1回の圧縮で終わります。

メールに添付できるPDFの上限はサービスごとに10MBから25MB

上限はサービスごとに公表されていて、値は10MBから25MBの範囲です。ただし、同じサービスでもWebの画面とアプリのどちらから送信するかで変わることがあります。

自分がどの経路で送信しているかを先に把握しておきます。会社のメールをOutlookアプリで使っているなら、Webの画面で見た上限は当てになりません。

送信元ごとの上限とその出どころ

送信元	1通あたりの上限	出どころ
Gmail	25MB（複数添付は合計で25MB）	Gmailヘルプ
Outlook.com	25MB	Microsoftサポート
Outlookアプリ（インターネットメール）	20MB	Microsoftサポート
Exchangeアカウント	10MB（デフォルト）	Microsoftサポート
Yahoo!メール	25MB（本文と添付の合計）	Yahoo!メール ヘルプ

Gmail・Yahoo!メール25MBでOutlookは別値

Gmailは1通あたり25MBまで添付できます。複数のファイルを添付する場合も合計で25MBまでなので、1つずつは軽くてもまとめると超えることがあります。

25MBを超えたときにどうなるかも公表されていて、ファイルは添付されず代わりにGoogleドライブのリンクがメールに自動で追加されます。相手にはリンクが届くので送信自体は失敗しません。

Outlookは経路によって上限が異なります。 Outlook.comは25MBですが、Outlookアプリからインターネットメールのアカウントで送信する場合は20MB、Exchangeアカウントはデフォルトで10MBとのこと。Yahoo!メールは本文と添付を合わせて25MBです。

受信側の制限と約37%の増加で送信できる大きさが減る

見落としやすいのは送信の途中でファイルの容量が増えることです。メールに添付したファイルはテキスト形式に一度変換されてから相手へ送信され、この変換をエンコードと呼びます。

Googleはエンコードを適用するとサイズが約37%増えると公表しており、25MBの上限に対して元のファイルが25MBのままでは送信できません。25を1.37で割ると18.2なので目安は18MB前後ですが、この数字は本記事の計算であって提供元の公表値ではありません。

Google Workspaceのように受信する側にも上限があり、Enterprise Standardで50MB、Enterprise Plusで70MBまでのメールしか受信できません。送信側で問題がなくても相手の設定で弾かれることがあるので、大きなファイルほど余裕を持たせておくほうが安全です。

PDFを送信先の上限内に収める圧縮は3ステップ

やることは目標サイズを定める・圧縮する・結果をチェックするの3つです。順番を守れば再送信の往復を少なくできます。

MBという単位の大きさがぴんと来ない場合は、先に単位の記事を読んでおくといいでしょう。「キロバイトとメガバイトはどっちが大きい？KB・MB・GB・TBの換算表」に換算表をまとめています。

ステップ1で上限を1.37で割り目標サイズを出す

送信元の上限を上の表で見てからその値を1.37で割ります。 送信元ごとの目標は次の3つです。

• Gmailの25MBなら18MB前後
• Outlookアプリの20MBなら14MB前後
• Exchangeの10MBなら7MB前後

相手が社内の別部署や取引先だと受信側の設定が分からないこともあります。目標をもう一段下げておけば相手の環境で弾かれる可能性が下がります。

ステップ2ブラウザの中だけで完結する圧縮レベルの選び方

sakuttoAIでPDFを圧縮するときはレベルを3段階から選び、低は可逆の最適化だけで埋め込み画像には手を加えません。標準は画像をJPEG品質0.72と150dpi相当で再圧縮し、高は品質0.45と120dpi相当まで落とします。

どのレベルでもタイトルや作成者などのメタデータは削除されます。処理はブラウザ内のWeb Workerで実行されるので、PDFがサーバーへ送信されることはありません。

まず標準を試して目標に届かなければ圧縮レベルを高にします。 高は画像を劣化させる度合いが大きいので、印刷して配布する資料では見え方をチェックしてから使います。

ステップ3でファイルがエンコード込みの目標内なら添付に進む

圧縮したら保存したファイルのサイズをその場でチェックします。その結果、サイズがステップ1で定めた目標以下なら、そのまま添付できます。

目標を超えていたらレベルを1段上げてもう一度かけます。画質を落とし続けても元が画像でないPDFは軽くならないので、それでも届かないときは圧縮以外の方法へ切り替えます。

画像入りのPDFは圧縮で軽くなり、文字だけのPDFはほとんど変わらない

圧縮でどれだけ小さくなるかはそのPDFの中身によって変わります。スキャンした書類や写真入りの提案書のように容量の大半を埋め込み画像が占めていれば、画像を再圧縮できるので大きく軽くなります。

文字と図形だけで作られたPDFはほとんど変わらず、sakuttoAIのツールでも埋め込み画像が1枚も無いPDFにかかるのは可逆の最適化だけです。幅か高さが50px未満の画像や10KB未満の画像ストリームも、再圧縮の対象になりません。

「最大◯%削減」という数字は自分のPDFでは再現できません。 削減率は元のPDFの構成次第で変わり、条件が書かれていない数字と同じ削減率が自分のPDFで出るとは限りません。

圧縮で収まらないPDFに残るのは分割・共有リンク・転送サービス

圧縮しても目標に届かないときは送り方そのものを変えます。 3つの選択肢のどれを選ぶかは相手の環境と社内の規則によります。

分割は資料を章やページ単位で切って複数通に分ける方法で、相手が特別な準備をしなくても受け取れる代わりに開く順番の指定や通し番号の管理が必要です。やり方は「PDF分割のやり方【無料で必要なページだけ抜き出して保存】」にまとめています。

共有リンクはPDFをクラウドストレージに置いてURLだけを送信する方法で、容量の制約はほぼ無くなりますがリンクの公開範囲を誤ると誰でも開けてしまいます。相手が社外なら送信前に権限の設定を見直します。 ファイル転送サービスは送信のたびにダウンロード用のURLが発行される方法で、手軽な代わりに社内のポリシーで外部サービスの利用を禁じている場合があります。

収まらなければ分割か共有リンクへ切り替えて届ける

PDFがメールで送信できないときは、送信元の上限を確認したらその値を1.37で割って目標を定め、圧縮してから結果をチェックします。 この3つの手順で大半は片付きますが、順番を入れ替えると再送信の往復が増えます。

上限と比較するのはファイルの大きさではなくエンコード後のサイズで、25MBなら元のファイルは18MB前後まで。それでも上限を超えるPDFは無理に画質を落とし続けるより、分割か共有リンクへ切り替えるほうが早く相手に届きます。公表値は改定されることがあるので、社外へ送信する前に送信元の上限を確認しておくといいでしょう。