PDF結合を業務で使うには？請求書と会議資料を整理する進め方

仕事では複数のPDFを1つにまとめることがよくあります。提案書と見積書をまとめて送信するとき、会議資料を1ファイルで配るとき、月末に請求書を整理するときなどです。ファイルを1つずつメールに添付したり、印刷して手作業でまとめたりしている職場もあります。

この記事では、書類の種類ごとに並べ方とファイル名の定め方をご説明します。社内の書類に使ってよいツールの選び方も取り上げます。

見積書も請求書も、PDF結合で1ファイルにまとめる

営業の見積書も経理の請求書も、書類の種類ごとに1つのPDFへまとめられます。 部署ごとの主な使い方は次のとおりです。

• 営業: 提案書・見積書・会社概要を1つのPDFにして取引先へ送信する
• 経理: 月次の請求書・納品書・領収書をまとめて保管する
• 総務: 社内規程や契約書に付く関連書類を1ファイルにまとめる
• 企画: 会議資料・議事録・参考資料を事前にまとめて共有する

手作業でまとめるとファイルの抜け漏れや順番の間違いが起きがちです。PDF結合ツールを使えば、選んだ順に数クリックでまとまります。

提案書と見積書をPDF結合して添付漏れを防ぐ

提案書と見積書は1ファイルにして送信すると、添付漏れを防げます。ところが、提案書・見積書・会社概要・実績紹介を別々に添付すると、添付し忘れるファイルが出るうえ、相手は開く順番にも迷うでしょう。1つのPDFなら、受け取った側は上から順に読み進めることができます。

表紙から順番に並べ替え、ファイル名に日付と宛名を入れる

表紙を先頭に、提案書・見積書・参考資料の順で並べ、ファイル名には日付と宛名を入れます。 「〇〇様_ご提案資料_日付.pdf」のような名前にしておけば、受け取った人は開かなくても中身を確認できます。

結合する前に元のファイル名へ連番を追加しておくと、順番の間違いを防げます。ファイル名に日付が入っていれば、相手は受信箱で最新のファイルかどうかを見分けられます。

会議資料のまとめ方は、議事録ごと1つのPDFにする

会議資料は、前回の議事録も含めて1つのPDFにし、事前に配ります。 まとめて配っておけば、参加者が資料を1つずつ探して開く手間がなくなります。画面共有のときもファイルを切り替える必要がなく、1つのPDFをスクロールするだけで進められるでしょう。

アジェンダの順番に並べ替え、ブラウザで1つに結合

アジェンダの順に並べてから結合すると、会議の進行と資料のページ順が一致します。 流れは次のとおりです。

1. 各担当者からPDFで資料を集める
2. アジェンダの順番に並べ替える
3. ブラウザでPDF結合ツールを開き、1つのファイルにまとめる
4. 参加者全員へ事前に共有する

請求書と納品書は、取引先ごと・月ごとにまとめる

請求書と納品書は、取引先ごと・月ごとに1つのPDFにします。つまり、まとめておけば後で探すときも見直すときも開くファイルは1つです。

ファイル名を年月と取引先で揃え、電子帳簿保存法に備える

ファイル名を年月と取引先で揃えておくと、取引先名と年月のどちらからでも探すことができます。 整理のルールは次のとおりです。

• ファイル名: 「年月_〇〇株式会社_請求書.pdf」のように形式を統一する
• 結合単位: 取引先ごと × 月ごとに1ファイルにする
• 保管先: クラウドストレージの年月フォルダに入れる

電子帳簿保存法の対象になる書類は、結合したあとのファイルでも保存要件を満たせるかを先に調べておきましょう。要件の詳細は国税庁の案内に掲載されています。

スキャンした契約書をPDF結合し、書類を電子化

紙で受け取った契約書は、スキャンしたあとに結合すると1つの書類ファイルとして残すことができます。 スキャンすると1枚ずつ別のPDFになりがちですが、関連する書類をまとめれば一元管理できます。ペーパーレス化を進めるなら、スキャンからクラウドへの保存までを毎回同じ手順で行うと続けやすいでしょう。

スキャン解像度は300dpiに揃え、大きければ圧縮

300dpiで統一してスキャンすると、結合後もページごとの画質に差が出ません。 コツは次のとおりです。

• スキャン時にファイル名を「契約書_01_表紙.pdf」のように連番付きにする
• 解像度は300dpi程度で統一する
• 結合後のサイズが大きすぎるときは、PDF圧縮ツールで軽くする

用紙サイズが異なっても結合でき、印刷設定で変更可能

A4の報告書とA3の図面が混ざっていても、そのまま1つに結合できます。 横向きのスライドを加えても、各ページのレイアウトは変わりません。

サイズを揃えたいときは、結合の前に各PDFの印刷設定で用紙サイズを統一します。結合後に、PDF編集ソフトでページサイズを変える方法もあります。

業務効率化ツールは、安全性・無料の範囲・導入で選ぶ

業務で使う結合ツールは、安全性・無料の範囲・導入のしやすさで選びます。ただし、社内の書類に使うなら3つのうち安全性を最優先にしましょう。

セキュリティは、ブラウザ内で結合できるものを選ぶ

社内文書や顧客情報を含むPDFは、ファイルを外部に送信しないツールを選びます。 sakuttoAIのPDF結合はブラウザ内で処理が完結し、PDFファイルをサーバーに送信しません。

有料版は月額がかかり、フリーソフトはWindows専用もある

Adobe Acrobatのような有料版は月額がかかり、フリーソフトには対応環境が限られるものもあります。 たとえばCubePDF UtilityはWindows専用です。

sakuttoAIは無料アカウントでログインすれば、他のツールと合わせて1日3回まで使うことができます。Windows・Mac・スマホのどれからでも、ブラウザだけで結合できます。

インストール不要のオンラインツールはURL共有で利用可能

ソフトのインストールが不要なオンラインツールなら、ブラウザを開けばすぐ使うことができます。 URLを共有すれば、部署の他の人にも同じツールを案内できます。ただしsakuttoAIは、使う人ごとに無料アカウントでのログインが必要です。

並べ順とファイル名を先に定める結合の進め方

書類ごとの並べ順とファイル名を定めておけば、結合は数クリックで完了します。 提案書の送付にも会議資料の準備にも、同じ進め方で実行できます。月次書類の整理や紙書類の電子化でも変わりません。

ツールを選ぶときは、ファイルを外部に送信するかどうかを最初の基準にしましょう。sakuttoAIなら、ファイルをサーバーに送信せずブラウザだけでPDFを結合できます（無料アカウントでのログインが必要です）。