文化祭のQRコードをチラシ・入場受付・キャッシュレス支払いで使う方法

文化祭でQRコードを利用する目的は、チラシから特設ページへの誘導・入場受付・模擬店の支払いの3つに分かれます。チラシと入場受付のQRコードは実行委員が無料で作ることができますが、模擬店でPayPayを使うには学校とPayPayの契約が必要です。

来場者から生徒のPayPayへ送金してもらって模擬店の代金を受け取る方法は、PayPayの加盟規約で禁止されています。学園祭でPayPayを利用するときは、学校がPayPayへ加盟を申し込みます。

文化祭のQRコードはチラシ・入場受付・支払いで使い分ける

文化祭のQRコードは、チラシ・入場受付・模擬店の支払いという3つの用途で使います。QRコードはスマホのカメラに読み取らせる図形で、中に入れた文字をそのまま伝えるため、文化祭では主にページやフォームのURLを入れてお使いいただけます。

iPhoneならカメラでQRコードを写すと画面下部にリンクが出て、タップするとそのページが開きます。用途ごとにQRコードに入れるものと用意する人をまとめると、次のようになります。

つまり、チラシと入場受付は実行委員でQRコードを作ることができますが、模擬店の支払いだけは自作のQRコードや生徒個人のPayPayを使うことができないため、学校の契約が必要です。学校の申し込みにはPayPayによる審査があるので、模擬店の支払いの準備にはチラシや入場受付よりも早く着手します。

チラシやポスターに入れる特設ページやフォームのQRコード

チラシやポスターのQRコードには、開いてほしいページのURLを入れます。また、入れるURLは文化祭の特設ページと会場までの地図、実行委員会のSNSと事前アンケートのGoogleフォームなどです。

QRコードのすぐ横に「タイムテーブル」「来場アンケート」のように開く先を書いておくと、来場者は読み取る前に、何のページかを知ることができます。印刷するときの大きさの目安はQRコードの最小サイズは15mm、名刺や印刷物で読み取れる大きさは？にまとめています。

チラシのQRコードを小さくするなら入れるのは短縮したリンク

チラシのQRコードを小さくするなら、入れるURLは短縮したリンクにします。QRコードは入れるデータ量が増えるほど必要なセルが増え、図形が大きくなるとのこと（デンソーウェーブによる）。

また、GoogleフォームのURLは長くなりがちなので、短縮したリンクへ置き換えるとQRコードを小型化できます。Googleフォームは公開後に短縮版のリンクをコピーできるため、チラシ用のQRコードにはこの短縮版を入れます。

印刷前に自分のスマホで読み取るリンク先の試し読み

印刷前にスマホでQRコードを読み取れば、リンク先の間違いに気づくことができます。ただし、チラシを印刷する前に作ったQRコードをスマホで読み取り、開くページが意図したものかを確認するときは、Googleフォームを公開していないと回答者が開けないため、公開してから読み取りを試します。

チラシの試し印刷でも同じように読み取っておくと、印刷の段階で発生した読み取りにくさにも気づくことができます。読み取れないときに見直すのはQRコード四辺の余白です。

入場受付ではGoogleフォーム事前入力リンクをQRコード化

入場受付では、Googleフォームの事前入力リンクをQRコードにして来場者へ送信します。また、入場を事前の申し込み制にするときは、名前や受付番号があらかじめ入力された状態でフォームが開く事前入力リンクを、来場者ごとに1つずつQRコードにします。

事前入力リンクを作るときは公開したフォームでフォームに事前入力するを押し、来場者の名前や受付番号を入れてからリンクを取得を押します。表示されたリンクを来場者ごとにQRコードへ変換してメールなどで送信すれば、当日は受付の生徒がスマホで読み取ってフォームを送信するだけです。

回答の保存先スプレッドシートを入場済みの名簿に活用

回答をスプレッドシートに保存すれば、入場済みの名簿として使うことができます。そこで、Googleフォームの回答はリンクしたGoogleスプレッドシートに保存でき、フォームの回答タブで回答の送信先を選択から新しいスプレッドシートを作っておくと、受付で送信した分が1行ずつ記録されます。

事前入力リンクには来場者の名前や受付番号が入っているので、記録された行がそのまま入場済みの名簿になります。申し込みの一覧とこの名簿を照合すれば、まだ来ていない人もチェックできます。

模擬店の代金はPayPay送金でなく学校の加盟契約で受ける

模擬店の代金はPayPayの送金機能で受け取らず、学校の加盟契約で受け取ります。PayPayの加盟事業者向けヘルプによると、個人向けのPayPayアプリの「送金」機能で商品代金を受け取ることは、加盟規約で禁止されているとのこと。

生徒のPayPayの「マイコード」を印刷して店頭に貼り、来場者に送金してもらう方法も、送金機能で商品代金を受け取る行為に含まれます。また、PayPayのヘルプはSNSなどにマイコードを掲載して不特定多数から残高を受け取ることを、禁止事項の例として記載しており、PayPayが規約違反と判断した場合は、利用が制限されることがあります。

学園祭でもPayPayは使えますが、申し込みのときにPayPayが利用の目的などを審査します。PayPayの導入事例ページに学校関係者向けの問い合わせフォームがあるので、まず担当の先生がそのフォームから問い合わせます。

契約する人は学校の種類によって変わり、私立は学長か理事長・公立は会計の種類に応じて学校長か自治体です。 PayPayの導入事例での契約者は次のとおりです。

公立の学校が私会計か公会計かは自治体によって異なるので、分からなければ自治体に確認します。同じページは2024年6月時点でPTA・OB/OG会・サークル・実行委員会とは契約できないとしているため、模擬店でPayPayを利用したいときは、実行委員会だけで進めずに早めに担当の先生へ相談します。

文化祭に出店するPayPay加盟事業者は店舗の追加申請が必要

文化祭へ出店するPayPay加盟の事業者は、PayPay for Businessで店舗を追加する申請が必要です。地域の店舗など、すでにPayPayに加盟している事業者が、文化祭に出店する場合もありますが、文化祭の会場は登録している店舗以外の場所であるため、PayPay for Businessで店舗の追加を申請し、所定の審査を受けます。

PayPayの加盟事業者向けヘルプによると、申請しても店舗の追加が希望どおりに認められないこともあるとのこと。また、加盟の契約がない事業者やイベントの主催者は、PayPay加盟の新規受付センターに問い合わせます。

当日はPayPayを使わない来場者のために金券や現金でも払えるようにする

当日はPayPayを使わない来場者のために、金券や現金でも払えるようにします。PayPayを入れても来場者の全員がPayPayで払えるわけではなく、PayPayの導入事例に掲載されている神奈川県立横須賀高等学校はPayPayだけで払う文化祭を目指し、事前に各家庭へのメールや学校のホームページ、文化祭のパンフレットで使い方を伝えていました。

当日はスマートフォンを持たない来場者のために用意していた金券がある程度の枚数必要になり、その場で増刷しました。つまり、PayPayのほかに金券や現金で払える窓口を残し、金券の枚数には余裕を持たせておくと当日慌てずに対応できます。

また販売では、担当の生徒が来場者のPayPay決済画面を確認してから、売れた商品を管理表に正の字で記録していました。PayPayの分の売上は売上管理画面を見るだけで集計できたと、担当の先生が話しています（事例の内容は取材当時のものです）。

横須賀高校の返金は生徒に任せず先生が売上管理アプリで処理

横須賀高校では返金を生徒に任せず、先生が売上管理アプリで処理しました。文化祭当日の返金は1件だけで、生徒から連絡を受けた先生が返金を操作したとのこと。つまり、係を割り振るときには返金の連絡を誰に回すかも定めておきます。

無料のQRコード作成ツールでチラシや受付に使う画像を作る

無料のQRコード作成ツールを使えば、チラシや受付に使う画像を作ることができます。sakuttoAIのQRコード作成ツールなら会員登録は不要で、URLなどを入力するとQRコードが自動で作られ、その場で読み取りを確認することができます。

入力の種類はURL・テキスト・メール・電話番号・Wi-Fi・SMSの6つです。チラシ用なら特設ページのURLを、入場受付用ならGoogleフォームの事前入力リンクを「URL」に貼るとQRコードの画像ができます。

画像の大きさは256px・512px・1024px・2048pxから選べ、PNG・JPEG・WebPで保存できます。また、このQRコード作成ツールは入力した内容をサーバーに送信しないので、来場者の名前が入った事前入力リンクもそのまま貼れます。

模擬店の支払いは学校の加盟契約、チラシと受付は無料作成

文化祭のQRコードはチラシ・入場受付を実行委員が無料で作り、模擬店の支払いは学校の加盟契約で利用します。チラシには特設ページやフォームのURLを、入場受付にはGoogleフォームの事前入力リンクを入れて使い、どちらも実行委員が無料で作ることができるうえ、印刷の前にスマホで読み取れば開くページを確認できます。

ただし、模擬店でPayPayを使うときは、生徒個人のアカウントに送金してもらって代金を受け取ってはいけません。学校がPayPayと加盟契約を結んだうえで、当日はPayPayを使わない来場者のための金券や現金でも払えるようにし、返金の処理は先生に任せます。