予約リマインドの送り方と例文、LINE・メール・SMSの選び方

予約のリマインドは、ご予約日の前日に「明日お待ちしています」とお客様が普段使っている連絡手段で伝えるのが基本です。お客様との連絡のとり方に合わせて、次の3つから選びます。

• LINEの友だちになっているお客様にはLINE
• メールアドレスをいただいているお客様にはメール
• 電話番号しか分からないお客様にはSMS

手段ごとの違いに加えて、リマインドに入れる5つのポイントと、そのまま使うことができる例文をまとめました。個人で営むお店が毎日の手作業をなくせる自動送信の方法も紹介しています。

予約のリマインドは前日に、お客様が使う連絡手段で送信

予約のリマインドとは、ご予約のお客様にご来店の前日ごろ「明日のご予約をお待ちしています」と伝える連絡です。ご予約からご来店までの期間が長いほど、ご予約そのものを忘れてしまうお客様が増えます。前日に一言届いていれば、お客様はその場で日時を思い出し、都合が悪くなっていればお店へ連絡できます。

リマインドは、お客様が普段読んでいる連絡手段で届けます。読まれない手段で届けても、お客様は予約を思い出せません。

リマインドを送信すると、予約忘れの無断キャンセルが減る

リマインドを送信するいちばんの目的は、予約忘れによる無断キャンセル（いわゆるドタキャン）を減らすことです。実際に、経済産業省が2018年にまとめた飲食業向けの無断キャンセル対策レポートでは、無断キャンセルによる被害額を年間約2,000億円と推計しています。

席だけのご予約でも、連絡が無ければお店は「遅れていらっしゃるかもしれない」と考えて他のお客様をご案内できず、空いた席の売上を失います。整体やサロンも事情は同じで、個人で営むお店では施術のご予約が1件空くと、その時間の売上がそのままゼロになります。

ご予約直後の確認メールとリマインドは、送信する目的が異なる

リマインドはご予約日が近づいてから届け、ご来店を思い出してもらう連絡です。予約直後の確認メールとは、届ける時期も目的も異なります。予約が入った直後の「ご予約ありがとうございます」という連絡は、予約を受け付けたことを伝えるためのものです。

予約直後にお礼の連絡をしていても、来店までの期間が長ければ、お客様は予約を忘れてしまうことがあります。予約直後の連絡とリマインドは、両方とも届けるようにしましょう。

LINE・メール・SMSの違いと選び方

リマインドを届ける手段は、LINE・メール・SMSの3つです。どれが一番よいということはなく、お客様がどの手段を使っているかで選びます。下の表のとおり、LINE・メール・SMSは届くための条件と適している用途がそれぞれ異なります。

LINEはユーザーが多いものの、友だち追加が必要

LINEは国内の月間ユーザー数が1億人を超えており、多くのお客様が普段から使っている連絡手段です。毎日アプリを開くお客様なら、リマインドにもすぐ気づいてもらえるでしょう。

ただしLINEでリマインドを届けるには、お店のLINE公式アカウント（お店や企業が作るLINEのアカウント）を用意し、お客様に友だち追加してもらう必要があります。LINE公式アカウントのメッセージは友だち追加したお客様にだけ届き、ブロックしているお客様には届きません。ご来店のときやご予約を受け付けるときに、友だち追加をお願いしておきましょう。

メールは詳しい案内を1通にまとめられる

メールは、日時・場所・地図のURL・キャンセルの方法まで1通にまとめて届けられる手段です。ネット予約を受け付けているお店なら、ご予約の際にお客様のメールアドレスをいただいていることが多く、追加の準備はほとんど必要ありません。

一方で、メールは迷惑メールのフォルダに入ってしまったり、他のメールに埋もれて読まれなかったりすることがあります。ご予約直後の確認メールで「こちらからのメールを受信できるよう設定をお願いします」と一言添えておくといいでしょう。

SMSは電話番号だけで届く

SMS（電話番号あてに届く短いメッセージ）は、お客様の携帯電話番号さえ分かれば届けられます。お電話でご予約くださったお客様のように、メールアドレスもLINEの友だち追加も無い場合でも届くのがSMSの強みです。

SMSは1通に入れられる文字数が少ないため、日時と店名、ご連絡のお願いだけを短く書きます。お店の住所や地図まで入れようとすると、文面が長くなって読みにくくなります。

メールで詳細を、LINEやSMSで要点を伝える方法もある

手段は1つに限定する必要はなく、メールとLINEやSMSを組み合わせる方法もあります。場所や持ち物の案内はメールにまとめ、前日には「明日14:00にお待ちしています」とLINEやSMSで短く伝えると、お客様は日時を見落としにくくなります。

ただし手段が増えるほど、お店の手間も増えます。個人で営むお店なら、まずお客様の多くが使っている手段を1つ選び、前日のリマインドを毎回欠かさず届けることを優先しましょう。

リマインドに書く5つのポイント

リマインドに入れる5つのポイント

店名と日時

どのお店の、いつのご予約か

予約内容

メニュー・所要時間

お店の場所

住所・最寄り駅からの道順・地図のURL

変更とキャンセル

連絡の方法と期限

連絡先

電話番号・返信先

リマインドに入れるのは、店名と日時・予約内容・お店の場所・変更とキャンセルの方法・連絡先の5つです。どれもお客様が当日までに知っておきたいことで、1つでも欠けていると、お客様はお店へ問い合わせることになります。

最初の1行には店名とご予約の日時を書きます。メールなら件名を「【〇〇整体院】10月20日（火）14:00のご予約について」のようにし、LINEやSMSなら文の頭に同じ内容を置くといいでしょう。「リマインド」という言葉はお客様にとってなじみが薄い場合もあるので、「ご予約について」と書くほうが伝わります。

変更やキャンセルの連絡方法と、いつまでにご連絡いただきたいかは必ず書いておきましょう。リマインドを読んだお客様が「明日は行けない」と気づいても、連絡の方法が分からなければ、そのまま無断キャンセルになりかねません。LINEやSMSでは「このメッセージへの返信でお知らせください」と書いておけば、施術中で電話に出られないときでもご連絡を受け取れます。

メールでは、お店の住所を建物名や階まで省略せずに書き、地図のURLも添えると親切です。LINEやSMSでは文面が長くなるので、場所の案内は省くか、地図のURLだけにとどめましょう。

予約リマインドの例文

手段ごとに入れる内容の違い

LINE・SMS

店名・日時・ご連絡のお願い

メール

5つのポイントをすべて

例文は、LINE・SMS向けの短い文面と、メール向けの詳しい文面の2種類を用意しました。どちらも整体60分の予約を受けたお店が前日に届ける想定で、整体院やサロンならそのまま使うことができます。〇〇の部分と日時は、ご自身のお店に合わせて書き換えてください。

LINE・SMSで前日に送信する、要点だけの短い例文

LINEやSMSのリマインドは、日時・店名・ご連絡のお願いの3つだけを1通に書きます。どちらもスマートフォンで読むため、長い文章は読み飛ばされがちです。

〇〇様、明日10月20日（火）14:00に〇〇整体院でご予約をいただいています。ご都合が悪くなった場合は、このメッセージへの返信でお知らせください。お待ちしております。

LINEなら、何度もご来店いただいているお客様には「いつもありがとうございます」と一言加えてもよいでしょう。SMSは文字数が限られるので、上の文面より長くしないのが無難です。

メールで送信する例文

メールのリマインドは、5つのポイントを記号で区切って並べると、お客様がひと目で確認できます。次の例文は、場所や変更の方法まで1通にまとめた文面です。

件名：【〇〇整体院】10月20日（火）14:00のご予約について

〇〇様

〇〇整体院です。明日のご予約のご案内です。

■ご予約内容
日時：10月20日（火）14:00〜
メニュー：整体60分

■場所
住所：〇〇市〇〇町〇-〇 〇〇ビル2階
〇〇駅の東口から徒歩〇分です。
地図：（地図のURL）

■ご予約の変更・キャンセル
ご都合が悪くなった場合は、このメールへの返信か、お電話でお知らせください。
当日のキャンセルは、施術料金の〇％をいただいております。

〇〇整体院
電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

明日のご来店をお待ちしております。

キャンセル料の行は、キャンセル料を設けているお店向けです。設けていないお店は、この行を消して「ご都合が悪くなった場合はお知らせください」だけを残してください。

リマインドを送信するタイミングは予約前日が目安

予約から来店までの連絡の流れ

予約の直後

お礼の連絡（受け付けたことを伝える）

数日前

来店まで期間が空くときだけ

前日

リマインド（ご来店を思い出してもらう）

当日

来店

リマインドは予約前日に1回届けるのが目安です。前日ならお客様は翌日の予定を見直しやすく、ご都合が悪くなっていても、その日のうちにお店へご連絡いただけます。届けるのが早すぎると、お客様が当日までにまた忘れてしまうかもしれません。

ご予約日まで期間が空くときは、数日前にも送信

ご予約からご来店まで期間が空くときは、前日に加えて数日前にも1回届けると、お客様は余裕を持って予定を調整できます。特に、1か月以上先のご予約を受けている場合、前日のご連絡だけでは予定の調整が間に合わないお客様もいらっしゃるでしょう。次回のご予約を施術後のお帰りの際にいただくことが多いお店ほど、数日前と前日の2回届ける方法が適しています。

何度も送信すると、迷惑に感じるお客様もいる

個人で営むお店なら前日の1回を基本にし、期間が空くご予約にだけ数日前の1回を追加すれば十分です。回数を増やせば忘れるお客様は減るかもしれませんが、何度も届くとしつこいと感じるお客様もいらっしゃいます。

とくにLINEは通知が目に入りやすいため、回数は控えめにしましょう。当日の朝にもう一度届けるかどうかは、前日の1回で無断キャンセルが減らないときに検討すれば間に合います。

個人で営むお店は、リマインドを自動送信にすると手間が減る

無断キャンセルを減らすうえで大事なのは、文面のうまさよりも、予約したお客様全員に前日の連絡が毎回漏れなく届くことです。毎晩1人ずつ手でLINEやメールを送信していると、施術が長引いた日や休みの前日に、どうしても忘れる日が出てきます。

リマインドが届かずに空いた予約時間は、そのまま売上の損失になります。文面を一度整えたら、あとは予約システムの自動送信に任せるのが、個人で営むお店にとって最も手間のかからない方法です。

予約システムなら送信の時刻を一度設定するだけでよい

たとえばサクッと予約は、ご予約が入った時点でお客様とお店の両方へ確認メールを、前日にはお客様へリマインドメールを自動で送信します。送信の時刻とメニューごとの送信の有無は変更できるため、短いメニューだけ送信しないといった使い分けもできます。お客様がご予約の際にメールアドレスを入力するので、お店がリマインドのために連絡先を別途集める必要もありません。

サクッと予約の自動送信はメールのみで、LINEやSMSには対応していません。LINEの友だちになっているお客様が多いお店は、自動のメールを基本にして、とくに大切なご予約だけLINEで一言添える使い方もできます。料金は月額1,320円からで、最初の14日間は無料です（開始にはクレジットカードの登録が必要です）。

メールのリンクから日時の変更やキャンセルが可能

サクッと予約から届くメールには変更とキャンセルのリンクが入っていて、お客様はそのリンクから日時を変更したり、ご予約を取り消したりできます。ご来店が難しくなったお客様がお電話をかけずにお知らせできるので、施術中で電話に出られないお店でも、キャンセルを事前に受け取れます。