書類の電子化をスキャンから電子帳簿保存法の要件まで順を追って解説

紙の書類をスキャナやスマホで読み取ってPDFにし、あとで探しやすい名前を指定して保存するまでの作業を書類の電子化と呼びます。国税庁が定めるスキャナ保存の要件に合わせて請求書や領収書を読み取って保存すれば、紙の原本を捨てられるとのこと。社内や事務所で電子化するときは手段を枚数で選んでから、紙のまま残す書類を分けて5つのステップで進めます。

書類の電子化とは紙を読み取りPDFなどのデータで保存すること

紙の書類を複合機やスマホで読み取ってPDFや画像のデータにし、パソコンやクラウドに保存するのが書類の電子化です。文書の電子化や書類のデータ化と呼ばれるものも同じ作業で、読み取った時点では終わらず必要な1枚をあとから名前で探し出せるように整えるところまでを含みます。

電子化とペーパーレス化とデジタル化は指す範囲が異なる

3つの語は混ぜて使われがちですが、指す範囲はそれぞれ異なります。それぞれの範囲は次のとおりです。

電子化は、ペーパーレス化やデジタル化へ進む最初の段階です。社内に溜まった紙がデータになると、紙を使わない働き方へ切り替えやすくなります。

電子化すると書類の置き場所と探す時間が減り社外からも閲覧可能

読み取った後の紙を捨てられる書類なら、棚やキャビネットに書類を綴じて並べる手間と置き場所が少なくなります。国税庁の説明によると、読み取った後の紙を廃棄できるので、ファイリング作業や保存スペースが不要になるとのこと。

データになった書類をファイル名や日付で検索すれば、必要な1枚にすぐ行き着きます。クラウドに置いておけば自宅や出張先からも開けるので、書類を見るためだけに出社することもなくなります。

書類を電子化する方法は枚数に合わせて複合機とスマホと代行業者から選ぶ

紙の書類をデータ化する方法には、複合機やスキャナでの読み取り・スマホでの撮影・代行業者への発注という3つがあります。つまり、複合機・スマホ・代行業者のうちどの方法が適しているかは、一度に電子化する枚数と社内で割ける人手によって変わります。

枚数の多い書類は複合機やスキャナで読み取りPDFで保存

複合機やドキュメントスキャナで読み取った書類はそのままPDFで保存できます。また、原稿を重ねて置くと1枚ずつ自動で引き込んで読み取る機種なら、まとまった枚数の書類でもスマホで1枚ずつ撮るより早く片づきます。

複合機の送信先を共有フォルダやメールに設定しておくと、読み取ったPDFをパソコンでそのまま保存先に移せます。社内の複合機でまかなえる量なら追加の機器を買う必要はなく、今日からでも読み取れます。

数枚の書類はスマホで撮った写真を1つのPDFにまとめる

数枚しかない書類はスマホのカメラで真上から撮れば十分です。ただ、撮った写真は1枚ずつばらばらの画像なので、sakuttoAIのJPG→PDF変換で順番を並べて1つのPDFにまとめておくと、書類1件をファイル1つで管理できます。

JPG→PDF変換が受け取るのはJPEG・PNG・WebP・GIF・BMPの画像で、変換はブラウザの中で行うため画像が外部に送信されることはありません。並べた順番がそのままPDFのページ順になり、用紙サイズは「画像に合わせる」「A4」「レター」から選択できます（利用にはログインが必要です）。

iPhoneで撮った写真はHEIC形式で保存されていることがあり、JPG→PDF変換にはHEIC形式の写真をそのまま取り込めません。先にJPGへ変換しておきます。

複数の写真をまとめるときの細かな設定は「複数のJPGを1つのPDFに変換する3つの方法と無料利用の回数」にあります。撮った写真の容量が大きすぎるときは「画像圧縮を無料で行い、写真の画質をなるべく保ったまま容量を小さくする方法」の手順で減らせます。

量が多く社内で手が回らない書類は電子化の代行業者に任せる

棚ひと部屋分のような量を社内で読み取ろうとすると、人手を取られて本来の仕事が滞りがちです。一方、スキャンの代行業者なら書類を預かって読み取り、データにして届けてくれるので、社内の人手を割かずに電子化を進められます。

料金は枚数や書類の状態によって変わるため、複数の業者から取った見積もりを比較してから発注する流れです。預ける書類に個人情報や取引先の情報が含まれる場合は、書類を預ける方法と読み取り後の原本の取り扱いも契約前にチェックしておきます。

電子化は書類の仕分けからバックアップまでの5ステップ

書類の電子化のやり方を5つのステップに分けると、読み取りの前後に準備と整理が入ります。いきなりスキャナに向かうと名前も置き場所もばらばらのデータが増えて、紙のときより探しにくくなることもあります。

ステップ1電子化する書類と紙のまま残す書類を先に分けておく

最初に社内の書類を種類ごとに分け、電子化するものと紙のまま残すものを選びます。ただし、すべてを一度に電子化しようとすると作業が長引くため、契約書や請求書のように日常的に探す書類から始めます。

保存期間を過ぎている書類を処分できないかは読み取る前にチェックしておきます。処分した書類の分だけ読み取る枚数が減り、その後のステップがすべて軽くなります。

ステップ2読み取る前にホチキスを取り除き書類の向きをそろえる

複合機に通す前にホチキスやクリップを取り除き、ファイルやクリアフォルダから書類を抜き出しておきます。折れを伸ばして破れたところを補修し上下の向きもそろえておくと、紙詰まりが発生しにくくなり、逆さまに読み取られたページを回転させる手間も少なくなります。

ステップ3解像度と色を選んで読み取り1件ずつPDFにまとめる

読み取りの設定は最初に1度定めて、作業する全員が同じ値を使います。受け取った請求書や領収書をスキャナ保存に使うなら、国税庁の要件に合わせて解像度200dpi相当以上のカラーで読み取っておけば読み直しが必要ありません。 契約書と別紙のように1件で何枚にもわたる書類は、1つのPDFにまとめておきます。

ステップ4日付と金額と取引先を入れた名前で指定フォルダへ保存

ファイル名には日付・金額・取引先を同じ順番で入れます。国税庁のリーフレットは電子取引データを検索できるようにする方法として、日付・金額・取引先の順に並べた規則的なファイル名で、特定のフォルダに集めるやり方を例示しています。

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国税庁が索引簿の例に掲載している日付・金額・取引先をファイル名に並べると、上の例のようになります。フォルダは年度と書類の種類で分けておくと、ファイル名の検索と組み合わせて探している書類をすぐ見つけられます。

ステップ5容量の大きいPDFは圧縮し保存先のバックアップを取る

カラーで読み取ったPDFは容量が大きくなりやすく、メールに添付できなかったり保存先の容量を圧迫したりします。このため、送信したり共有したりする分だけ圧縮した写しを作り、読み取ったままのPDFは保存用に残しておくと、要件どおりの画質を維持できます。

圧縮の手順と画質を維持する目安は「PDFの圧縮方法とレベルの選び方、無料でファイルサイズを減らす3ステップ」にまとめています。保存先は社内のサーバーとクラウドのように2か所に分けておき、片方が壊れても書類を失わないようにします。

請求書や領収書の電子化で守るスキャナ保存の要件

電子帳簿保存法のスキャナ保存ルールに従って読み取って保存すれば、紙で受け取った請求書や領収書は紙の代わりにデータで保存できます。国税庁の説明どおりにスマホやスキャナで読み取った電子データを保存すれば、書類そのものは保存しなくてよいとのこと。導入のための特別な届出も原則として必要ありません。

スキャナ保存のルールは、書類の重要度によって2種類あります。資金や物の流れに直結する契約書・納品書・請求書・領収書は重要書類、見積書・注文書・検収書は一般書類とされ、一般書類には読み取るまでの期間や色の条件を緩めたルールも認められています。

契約書・請求書・領収書は受け取っておおむね7営業日以内に読み取る

重要書類は受け取ってから速やかに読み取るのが基本で、国税庁はその目安をおおむね7営業日以内としています。書類を社内で回してから読み取る流れを事務の処理規程で定めている会社は、最長2か月の業務処理サイクルを過ぎた後におおむね7営業日以内で読み取る方法も選択できます。

見積書や注文書のような一般書類は、読み取るまでの期間に制限を設けない方法も選択できます。その場合は、責任者や入力の順序を定めた事務手続の書類を備え付けておく必要があります。

200dpi相当以上のカラーで読み取りタイムスタンプを付与

読み取りは解像度200dpi相当以上で、赤・緑・青の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）のカラー画像にします。一般書類であれば事務手続の書類を備え付けたうえで、白黒の濃淡（グレースケール）で読み取ってもかまいません。

入力期間のうちに、総務大臣が認定する業務のタイムスタンプを読み取ったデータへ付けます。入力期間内に保存したことを確認できる場合は、タイムスタンプを付けなくてもかまいません。

取引の日付・金額・取引先で検索できるようにしておくことも必要です。日付や金額の範囲を指定する検索と、2つ以上の記録事項を組み合わせる検索もできるようにしておく必要があるとのこと。税務職員からのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、この2つは必要ありません。

国税庁はルールを満たして保存するには対応ソフトを使うのが一般的だとしています。スキャナ保存を導入するときは、対応ソフトを使う前提で準備を進めます。

メールで届いた請求書は印刷せず電子データのまま保存

国税庁のリーフレットによると、メールで受け取った請求書のように紙の書類に相当するデータを電子で受け取った取引は「電子取引」に該当するとのこと。この電子取引で受け取ったものはデータのまま保存する義務があるので、受け取ったPDFは、紙に印刷して終わりにしたり削除したりせず、保存先のフォルダへ移しておきます。

電子取引のデータを保存する原則的なルールは、改ざんを防ぐ措置・画面やプリンタでチェックできる機器の備え付け・日付と金額と取引先での検索の3つです。検索は、範囲指定や2つの記録事項の組み合わせに対応するか、税務職員からのダウンロードの求めに応じられるようにしておく必要もあるとのこと。改ざんを防ぐ措置は専用のシステムを入れなくても、事務処理規程を作って運用し備え付けておけば満たせます。

書類の電子化は枚数で手段を選び規則的な名前で保存する流れ

書類の電子化は、まず枚数に合わせて読み取る手段を選ぶことから始まります。紙のまま残す書類を分けたら残りを読み取り、日付・金額・取引先を入れた名前で指定したフォルダへ保存するのが基本です。数枚の書類ならスマホで撮った写真をPDFにまとめるところから、今日にも着手できます。

請求書や領収書は、国税庁のスキャナ保存要件に合わせて読み取って保存すれば、紙の原本を捨てられます。メールで届いた請求書はデータのまま保存します。